NASZA OFERTA











Nowe zasady wypłacania diet za podróż służbową - zmiany od 1 marca 2013 r.


W dniu 1 marca 2013 r. wchodzi w życie Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej z dnia 29 stycznia 2013 r. (Dz.U. z 2013 r. poz. 167).  W jednym akcie prawnym uregulowane zostały kwestie zarówno podróży służbowej na obszarze kraju, jak i podróży zagranicznej.

Odnośnie podróży służbowych kierowców Ustawa o czasie pracy kierowców (t.j. DzU. 2012, poz. 1155) w art. 2 pkt 7 definiuje podróżą służbową jako każde zadanie służbowe polegające na wykonywaniu, na polecenie pracodawcy:

a) przewozu drogowego poza miejscowość siedziby pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki, oraz innego miejsca prowadzenia działalności przez pracodawcę, w szczególności filii, przedstawicielstwa i oddziału, lub

b) wyjazdu poza miejscowość, o której mowa w lit. a, w celu wykonania przewozu drogowego.


Zgodnie zaś z art. 21a ww. ustawy kierowcy w podróży służbowej przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem tego zadania służbowego, ustalane na zasadach określonych w przepisach art. 775 § 3-5 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy. Oznacza to, że warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej powinny być określone w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub wynagradzania, albo na umowie o pracę jeżeli u pracodawcy nie obowiązuje żaden z wymienionych dokumentów. Jeśli pracodawca nie określił ich w żadnym z tych dokumentów,  pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów rozporządzenia. 

W nowej regulacji wysokość diety za czas podróży krajowej została podniesiona do kwoty 30 zł.  W dalszym ciągu pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu przysługuje ryczałt w wysokości 150 % diety (45 zł). Przy czym nocleg powinien trwać 6 godzin miedzy 21:00 a 07:00 rano. Zwrot kosztów noclegu oraz ryczałt nie przysługują:

- za czas przejazdu,

- jeśli pracodawca stwierdzi, że pracownik miał możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.

Warto przypomnieć, że to pracodawca określa miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży krajowej i może za taką uznać właśnie miejscowość stałego lub czasowego pobytu pracownika. W porównaniu do dotychczasowych przepisów istotną zmianą jest ograniczenie zwrotu kosztów noclegu potwierdzonych rachunkiem hotelowym do wysokości nie wyższej niż 20-krotność stawki diety.


W przypadku podróży zagranicznej wysokość diety od dnia 1 marca 2013 r. ustala załącznik do nowego Rozporządzenia , który przewiduje że dla Francji będzie ona wynosić – 50 euro (poprzednio było to 45 euro), Niemiec – 49 euro (poprzednio 42 euro), Hiszpanii – 50 euro (poprzednio 48 euro), Austrii – 52 euro (poprzednio 45 euro), Włochy – 48 euro (poprzednio 42 euro). Pracownikowi, któremu zapewniono bezpłatne wyżywienie przysługuje jedynie 25% diety przewidzianej w załączniku. W przypadku, gdy pracownik otrzymał od pracodawcy określoną kwotę na poczet wyżywienia, jednak niższą  od  diety, przysługuje mu wyrównanie do wysokości diety. Nowością jest regulacja zezwalająca na określenie więcej niż jednego państwa docelowego, jeśli podróż zagraniczna obejmuje dwa lub więcej państw. Nie jest to jednak obowiązek, bowiem w dalszym ciągu dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla państwa docelowego podróży zagranicznej.


Zwrot kosztów noclegu przysługuje w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym w ramach limitu przewidzianego w Załączniku do ww. rozporządzenia. W razie nieprzedstawienia rachunku pracownikowi wypłaca się ryczałt w wysokości 25% przewidzianego limitu. Nie określono godzin, w jakich powinien trwać nocleg podczas podróży zagranicznej, przy czym nie przysługuje on za czas przejazdu. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może zwrócić potwierdzone rachunkiem koszty noclegu przekraczające określony limit.

Na niezbędne koszty podróży pracownik powinien otrzymywać zaliczkę w walucie obcej. Jeśli wyrazi zgodę, może również otrzymać zaliczkę w walucie polskiej będącej równowartością zaliczki w walucie obcej. 


Rozliczenie kosztów podróży służbowej zarówno krajowej jak i zagranicznej pracownika powinno nastąpić w ciągu 14 dni od jej zakończenia. Wobec braku wewnętrznych uregulowań w firmie transportowej, rozporządzenie ma zastosowanie w pełnym brzmieniu, z uwzględnieniem przepisów unijnych nakazujących przez okres 28 dni posiadać przez kierowca tarcze tachografu analogowego. Wówczas rozliczenie diet może okazać się niemożliwe w terminie 14 dni. Przyjąć zatem należy do rozliczenia najbliższy możliwy termin, w którym kierowca odda kartę do tachografu cyfrowego do wczytania danych lub odda wykresówki dokumentujące przebieg podróży służbowy


Warto nadmienić, że Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych  (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 361 z zm.) w art. 21 ust. 1 pkt. 16 zwalnia należności z tytułu podróży służbowej  z podatku dochodowego do wysokości ustalonej w rozporządzeniu. 


Ponadto zgodnie z art. 775 § 4 Kodeksu pracy dokumentacja wewnętrzna przedsiębiorstwa nie może wprowadzać wysokości diety za dobę podróży służbowej zarówno na obszarze kraju, jak i poza jego granicami, w wysokości niższej niż wysokość diety krajowej.


Zatem w związku z wejściem w życie 1 marca 2013 r. przepisów Rozporządzenia MPiPSw sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167) konieczne jest wprowadzenie stosownych zmian w regulacjach wewnętrznych przedsiębiorstwa, to jest regulaminie pracy, lub regulaminie wynagradzania, ewentualnie w umowach o pracę. A każdorazowe wypłacenie w gotówce (lub za pomocą zaliczki) należności z tytułu podróży służbowej powinno być udokumentowane za pomocą własnoręcznego podpisu kierowcy.  


Pełny tekst artykułu pt. "Nowe zasady wypłacania diet za podróż służbową - zmiany od 1 marca 2013 r.?” opublikowany jest na łamach najnowszego, marcowego wydania czasopisma TSL BIZNES. http://www.tsl-biznes.pl/


Zespół Doradczy

Arena 561

 

wróć do wiadomości






Ewidencja czasu pracy kierowców

Przygotowanie do kontroli P.I.P. lub I.T.D.

Obsługa Prawna

Szkolenia

Windykacja

Marketing


Copyright © 2013 Arena 561

Wszelkie prawa zastrzeżone

www.arena561.pl