NASZA OFERTA











Plik cyfrowy czy ewidencja czasu pracy  - jaką dokumentację prowadzić w przedsiębiorstwie transportowym


Kodeks Pracy na podstawie art. 149 nakłada wymóg prowadzenia ewidencji czasu pracy pracowników dla celów ustalenia ich wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą.

§ 1. Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi, na jego żądanie.


Ustawa o czasie pracy kierowców natomiast w art. 25 przewiduje możliwość prowadzenia ewidencji w kilku formach:

Art. 25. [Ewidencja czasu pracy kierowców] 

1. Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy kierowców w formie:

1) zapisów na wykresówkach,

2) wydruków danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,

3) plików pobranych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,

4) innych dokumentów potwierdzających czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności, lub

5) rejestrów opracowanych na podstawie dokumentów, o których mowa w pkt 1-4.

1a. W stosunku do pracowników objętych zadaniowym czasem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub ryczałt za porę nocną, nie ewidencjonuje się godzin pracy.

1b. Pracodawcy, którzy prowadzą ewidencję w formie wskazanej w ust. 1, lub których dotyczy ust. 1a, zobowiązani są do prowadzenia indywidualnych kart ewidencji nieobecności pracownika w pracy z podziałem na rodzaj i wymiar.

2. Ewidencję czasu pracy, o której mowa w ust. 1, pracodawca:

1) udostępnia kierowcy na jego wniosek;

2) przechowuje przez okres 3 lat po zakończeniu okresu nią objętego.


Powstaję więc dylemat czy wybrać najprostszy sposób i nie prowadzić żadnych kart ewidencji , a jedynie gromadzić pliki cyfrowe, wydruki z tachografu lub wykresówki, czy też w pełni udokumentować każdy dzień pracy kierowcy w formie miesięcznej karty ewidencji czasu pracy? Formalnie rzecz ujmując organ kontrolujący nie może zarzucić przewoźnikowi niedopełnienie obowiązku ewidencjonowania czasu pracy, jeśli ten przedstawi jedynie pliki cyfrowe, wydruki i kartę nieobecności. Minimalne warunki w takiej sytuacji przewoźnik spełnia i nie można mu postawić zarzutu braku ewidencji czasu pracy kierowców. Problem jednak pojawia się gdy kontrola lub postępowania sądowe toczące się z powództwa pracownika stawia zadanie wyliczenia i przedstawienia odpowiednich danych dotyczących ilości godzin nadliczbowych i przepracowanych w porze nocnej. Takich informacji nie uzyskamy bezpośrednio z pliku cyfrowego czy tarczy tachografu. Niezbędna jest w tym celu analiza danych i przeliczenie godzin pracy.


Zgodnie ze stanowiskiem Ministra Infrastruktury z 28.7.2009 r. (stanowisko w sprawie ewidencji czasu pracy kierowców po 28.6.2009 r., MR-I-JD/944828/2009, Rzeczp. DF 2009, Nr 182, s. 3) ewidencję czasu pracy kierowców prowadzi się dla wszystkich kierowców niezależnie od systemu, w którym wykonują oni pracę. Ministerstwo podkreśliło bowiem, że ustawa o czasie pracy kierowców nie zawiera w tym względzie żadnych wyłączeń, tak jak ma to miejsce w art. 149 § 2 KP. Pogląd taki potwierdził także Główny Inspektorat Pracy w stanowisku z 31.12.2009 r. (stanowisko Głównego Inspektoratu Pracy w sprawie ewidencji czasu pracy kierowców, GPP-459-4560-53/09/PE/RP, Rzeczp. DF 2010, Nr 22, s. 3), stwierdzając, że celem prowadzenia ewidencji czasu pracy jest prawidłowe ustalenie wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy. Główny Inspektorat Pracy podkreślił, że brak wyraźnego odesłania przez przepis art. 25 ustawy o Czasie Pracy Kierowców do Rozporządzenia Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej  regulującego zakres prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy nie zmienia tego faktu, gdyż ewidencja ma mieć postać spójnej i rzetelnej dokumentacji.


Pomimo braku obowiązku prowadzenia ewidencji dla pracowników objętych zadaniowym czasem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub ryczałt za porę nocną jest wskazane, by pracodawca posiadał dokumentację, która potwierdzałaby wypłacanie przez niego wszystkich dodatków w odpowiedniej wysokości. Ponadto         pracodawcy, którzy prowadzą ewidencję w formie przewidzianej w ust. 1 art. 25, lub którzy przyjęli zadaniowy system czasu pracy bądź ustalili ryczałty za pracę w godzinach nadliczbowych i porze nocnej, mają obowiązek prowadzenia indywidualnych kart ewidencji nieobecności pracownika w pracy z podziałem na rodzaj i wymiar.


Nałożenie na przewoźników dodatkowego obowiązku ewidencjonowania godzin pracy także tych kierowców, którzy wykonują przewozy drogowe na podstawie umowy cywilnej lub w ramach samozatrudnienia, kolejny raz potwierdza tezę, że prowadzenie ewidencji czasu pracy  jest konieczne i chroni przed kłopotami zarówno ze strony pracowników jak i organów kontrolnych. Brak bowiem ewidencji czasu pracy osób niepozostających w stosunku pracy zagrożony jest karą 1000 zł.


Konieczność cyklicznego sprawdzania zarówno tarcz tachografu jak i plików cyfrowych wynika również z zakresu odpowiedzialności osoby zarządzającej transportem (posiadającej Certyfikat Kompetencji Zawodowych)


Znowelizowana Ustawa o transporcie drogowym w brzmieniu od 01.01.2012 wprowadziła odpowiedzialność na zasadzie winy zarządzającego transportem oraz innych osób fizycznych, które nawet nieumyślenie przyczyniły się do stwierdzony w trakcie kontroli naruszeń. Manager transportu zatem może w wyniku kontroli drogowej lub kontroli w siedzibie przedsiębiorstwa zostać obciążony karą grzywny 2000 zł za następujące naruszenia:


- Dopuszczenie do naruszenia przepisów o czasie prowadzenia pojazdu, obowiązkowych przerwach i odpoczynku - 2000

- Dopuszczenie do naruszenia przepisów o stosowaniu urządzeń rejestrujących samoczynnie prędkość jazdy, czas jazdy i odpoczynku oraz aktywności kierowcy - 2000

 

Tak więc periodyczne sprawdzanie zawartości plików leży nie tylko w interesie pracodawcy, który może poprzez prawidłową ewidencję czasu pracy uniknąć sporu sądowego z kierowcą, ale również w interesie zarządzającego transportem.


Pełny tekst artykułu pt. "Plik cyfrowy czy ewidencja czasu pracy  - jaką dokumentację prowadzić w przedsiębiorstwie transportowym” opublikowany jest na łamach styczniowego numeru czasopisma "TSL Biznes"


Zespół Doradczy

Arena 561

 

wróć do wiadomości





Edencja czasu pracy kierowców

Przygotowanie do kontroli P.I.P. lub I.T.D.

Obsługa Prawna

Szkolenia

Windykacja

Marketing


Copyright © 2014 Arena 561

Wszelkie prawa zastrzeżone

www.arena561.pl

zastrzeżenia prawne